Privacyverklaring
Bij MHCU vinden we het belangrijk dat iedereen met plezier en vertrouwen kan hockeyen. Dat geldt ook voor de manier waarop we met persoonsgegevens omgaan.
In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.
1. Jouw privacy is belangrijk voor ons
Bij Mixed Hockey Club Uitgeest (MHCU) draait het om samen sporten, plezier maken en betrokken zijn bij onze vereniging. Daarbij vinden we het belangrijk dat iedereen erop kan vertrouwen dat we zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.
Of je nu lid bent, je kind aanmeldt voor hockey, vrijwilligerswerk doet of contact met ons opneemt: we gebruiken persoonsgegevens alleen voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden.
In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we gegevens delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.
2. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
Mixed Hockey Club Uitgeest (MHCU) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor haar eigen verenigingsactiviteiten.
Vereniging
Mixed Hockey Club Uitgeest (MHCU)
Bezoekadres
Niesvenstraat 18, Uitgeest
Postadres
Postbus 148, 1910 AC Uitgeest
E-mailadres
Website
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@mhcu.nl.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van jouw betrokkenheid bij MHCU kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
Identiteits- en contactgegevens
Naam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
Gegevens van ouders of verzorgers
Naam en contactgegevens wanneer dit nodig is voor minderjarige spelers.
Lidmaatschapsgegevens
Aanmeld- en uitschrijfdatum, lidmaatschapscategorie, bondsnummer, teamindeling en hockeyervaring.
Financiële gegevens
Contributiegegevens, betalingsstatus en gegevens die noodzakelijk zijn voor de betaling van contributie.
Sportgerelateerde gegevens
Deelname aan trainingen, wedstrijden, competities en verenigingsactiviteiten.
Vrijwilligersgegevens
Functies, beschikbaarheid, bardiensten en afspraken over vrijwilligerswerk.
Communicatiegegevens
Berichten, vragen en correspondentie met de vereniging.
Beeldmateriaal
Foto's en eventuele video's van wedstrijden, trainingen en verenigingsactiviteiten.
Websitegegevens
Technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van onze website.
Voor onze ledenadministratie gebruiken we het digitale verenigingssysteem LISA. Daarnaast maken we waar nodig gebruik van aanvullende bestanden en digitale systemen, bijvoorbeeld voor financiële administratie en de organisatie van verenigingsactiviteiten.
We verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.
4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
MHCU verwerkt persoonsgegevens om onze vereniging goed te laten functioneren, hockeyactiviteiten te organiseren en onze leden, ouders, vrijwilligers en andere betrokkenen te informeren.
Voor iedere verwerking moet een geldige grondslag bestaan, zoals de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming.
4.1 Lidmaatschap en ledenadministratie
Wanneer je je via onze website aanmeldt als lid van MHCU, ontvangen wij je aanmelding per e-mail bij onze ledenadministratie.
Onze ledenadministratie beoordeelt de aanmelding en neemt zo nodig contact met je op om de inschrijving verder af te ronden. Na afronding worden de noodzakelijke persoonsgegevens handmatig geregistreerd in LISA, ons digitale ledenadministratiesysteem.
Een aanmelding via de website betekent daarom niet automatisch dat het lidmaatschap definitief tot stand is gekomen.
Voor het beheren van lidmaatschappen gebruiken wij LISA en, waar noodzakelijk, aanvullende administratieve bestanden en systemen.
AVG-grondslag
Het treffen van maatregelen voorafgaand aan en de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst.
4.2 Proefhockeyen en kennismakingsactiviteiten
Wanneer je je aanmeldt voor proefhockeyen, gebruiken wij de ingevulde gegevens om je deelname te organiseren, contact met je op te nemen en informatie over de proeftrainingen te verstrekken.
Bij MHCU kun je vier keer gratis kennismaken met hockey voordat je besluit of je lid wilt worden.
Een aanmelding voor proefhockeyen betekent niet automatisch dat je lid wordt van MHCU.
AVG-grondslag
Het treffen van maatregelen op verzoek van de aanmelder voorafgaand aan een mogelijke lidmaatschapsovereenkomst.
4.3 Trainingen, wedstrijden en teamindelingen
Wij gebruiken persoonsgegevens om spelers bij teams in te delen, trainingen en wedstrijden te organiseren en de communicatie tussen spelers, ouders, trainers, coaches en teammanagers mogelijk te maken.
Daarbij kunnen noodzakelijke gegevens beschikbaar worden gesteld aan personen die binnen MHCU verantwoordelijk zijn voor de betreffende activiteiten.
AVG-grondslag
Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst en, waar passend, een gerechtvaardigd belang van de vereniging.
4.4 Contributie en financiële administratie
Voor het vaststellen, innen en administreren van contributie verwerken wij de persoonsgegevens die daarvoor noodzakelijk zijn.
MHCU maakt gebruik van verschillende betaalmethoden, waaronder automatische incasso en andere vormen van betaling.
Afhankelijk van de betaalmethode kunnen wij onder andere namen, lidmaatschapsgegevens, bankrekeningnummers, betalingskenmerken en betalingsstatussen verwerken.
Deze gegevens gebruiken wij voor contributie-inning, het verwerken van betalingen, het opvolgen van eventuele betalingsachterstanden en het voeren van onze financiële administratie.
AVG-grondslag
Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst en het voldoen aan toepasselijke wettelijke administratieve verplichtingen.
4.5 Vrijwilligerswerk en bardiensten
MHCU is een vereniging die mede dankzij de inzet van vrijwilligers kan functioneren.
Wij verwerken contactgegevens, functies, afspraken en beschikbaarheid om vrijwilligersactiviteiten, bardiensten en andere verenigingswerkzaamheden te organiseren.
Bardiensten maken onderdeel uit van de afspraken die bij het lidmaatschap horen. Daarnaast kunnen leden zich vrijwillig inzetten voor andere activiteiten binnen onze vereniging.
AVG-grondslag
Uitvoering van verenigingsafspraken of een gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de betreffende activiteit.
4.6 Contact via de website
Wanneer je het algemene contactformulier op onze website gebruikt, verwerken wij je naam, e-mailadres, eventueel ingevuld onderwerp en je bericht.
Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om je vraag te behandelen, je bericht bij de juiste contactpersoon binnen MHCU terecht te laten komen en contact met je op te nemen.
Het contactformulier wordt niet gebruikt om je automatisch aan te melden voor commerciële berichten.
AVG-grondslag
Een gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen of het treffen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst.
4.7 Verenigingscommunicatie
Wij gebruiken contactgegevens om leden en, waar nodig, ouders of verzorgers te informeren over trainingen, wedstrijden, activiteiten, wijzigingen en andere relevante verenigingszaken.
Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden via e-mail, LISA of andere communicatiemiddelen die binnen de vereniging worden gebruikt.
Voor commerciële berichten waarvoor toestemming vereist is, vragen wij deze afzonderlijk.
AVG-grondslag
Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst, een gerechtvaardigd belang of toestemming, afhankelijk van de aard van de communicatie.
4.8 Sponsoring en zakelijke contacten
Voor het onderhouden van contacten met sponsoren, leveranciers en andere zakelijke relaties kunnen wij contactgegevens verwerken.
Deze gegevens gebruiken wij voor het uitvoeren van afspraken, het onderhouden van samenwerkingen en het organiseren van sponsoractiviteiten.
AVG-grondslag
Uitvoering van een overeenkomst of een gerechtvaardigd belang.
4.9 Foto's en video's
Tijdens trainingen, wedstrijden en verenigingsactiviteiten kunnen foto's en video's worden gemaakt. MHCU gebruikt beeldmateriaal onder andere om verslag te doen van activiteiten en om de vereniging onder de aandacht te brengen via de website en sociale media.
Voor het publiceren van herkenbaar beeldmateriaal waarvoor toestemming noodzakelijk is, maakt MHCU gebruik van de privacykeuze in het ledenadministratiesysteem LISA.
Leden kunnen hierin aangeven of zij toestemming geven voor het gebruik van hun beeldmateriaal. Voor kinderen jonger dan 16 jaar wordt toestemming gevraagd aan een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
MHCU houdt bij het selecteren en publiceren van beeldmateriaal rekening met de geregistreerde privacyvoorkeuren.
Toestemming kan op ieder moment voor toekomstig gebruik worden ingetrokken. Bij een verzoek om eerder gepubliceerd beeldmateriaal te verwijderen, beoordelen wij welke maatregelen redelijkerwijs mogelijk en noodzakelijk zijn.
Voor vragen over beeldmateriaal of het aanpassen van privacyvoorkeuren kun je contact opnemen via info@mhcu.nl.
Ook wanneer toestemming is gegeven, blijven wij zorgvuldig omgaan met herkenbaar beeldmateriaal, in het bijzonder wanneer daarop minderjarige spelers zichtbaar zijn.
4.10 Veilig sportklimaat
MHCU wil een veilige en prettige sportomgeving bieden waarin iedereen zich welkom en gerespecteerd voelt.
Bij meldingen over ongewenst gedrag of andere vertrouwelijke situaties kunnen persoonsgegevens worden verwerkt.
Dergelijke informatie wordt uitsluitend behandeld door personen die daarvoor bevoegd zijn en voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is.
Voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, gelden aanvullende wettelijke voorwaarden.
Vertrouwelijke meldingen worden niet via het algemene contactformulier behandeld. Hiervoor kan rechtstreeks contact worden opgenomen met de vertrouwenscontactpersoon (VCP) van MHCU via de daarvoor bestemde contactmogelijkheid op onze website.
5. Persoonsgegevens van kinderen en jongeren
Binnen MHCU sporten veel kinderen en jongeren. Daarom besteden wij extra aandacht aan de bescherming van hun persoonsgegevens.
Voor minderjarige spelers verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn voor de aanmelding, het lidmaatschap en de organisatie van trainingen, wedstrijden en andere verenigingsactiviteiten.
Daarnaast kunnen wij de naam en contactgegevens van ouders of wettelijke vertegenwoordigers verwerken, zodat wij hen kunnen informeren over zaken die betrekking hebben op hun kind.
Wanneer voor een bepaalde verwerking toestemming nodig is, houden wij rekening met de wettelijke regels voor minderjarigen. Voor kinderen jonger dan 16 jaar wordt, waar de AVG dit vereist, toestemming gevraagd aan een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Voor het gebruik van herkenbare foto's en video's maken wij gebruik van de privacykeuze in LISA, zoals beschreven in hoofdstuk 4.9.
Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens van minderjarigen tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden binnen MHCU.
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?
MHCU verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze verenigingsactiviteiten, het uitvoeren van afspraken of het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Daarbij kan het gaan om de volgende partijen:
Koninklijke Nederlandse Hockey Bond (KNHB)
Voor de bondsregistratie, competitieorganisatie en andere bondstaken worden noodzakelijke persoonsgegevens gedeeld met de KNHB.
De KNHB kan voor haar eigen verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk zijn. Meer informatie hierover is te vinden in de privacyverklaring van de KNHB.
LISA en andere digitale dienstverleners
Voor onze ledenadministratie, website en andere digitale verenigingsprocessen maken wij gebruik van LISA en aanvullende systemen.
Wanneer externe partijen namens MHCU persoonsgegevens verwerken, maken wij waar vereist afspraken over de bescherming van deze gegevens, waaronder een verwerkersovereenkomst.
Trainers, coaches, teammanagers en vrijwilligers
Binnen MHCU wordt toegang tot persoonsgegevens verleend op basis van de functie en de noodzaak om bepaalde werkzaamheden uit te voeren.
De volledige ledenadministratie is uitsluitend toegankelijk voor de ledenadministratie en enkele daartoe bevoegde bestuursleden.
Trainers, coaches, teammanagers en andere vrijwilligers kunnen toegang krijgen tot beperkte gegevens, zoals namen, teamindelingen en noodzakelijke contactgegevens.
Financiële dienstverleners
Wanneer dit noodzakelijk is voor contributie-inning, betalingen of de financiële administratie, kunnen gegevens worden gedeeld met betrokken financiële dienstverleners.
Overheidsinstanties en andere bevoegde organisaties
Wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan bevoegde instanties.
Wij delen niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.
7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
MHCU bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere gerechtvaardigde reden een langere bewaartermijn noodzakelijk maakt.
Wij hanteren daarbij de volgende uitgangspunten:
Algemene contactformulieren
Berichten die via het algemene contactformulier worden ontvangen, worden in beginsel verwijderd binnen zes maanden nadat de vraag of het verzoek is afgehandeld.
Aanmeldingen voor proefhockeyen
Wanneer een aanmelding voor proefhockeyen niet leidt tot een lidmaatschap, verwijderen wij de persoonsgegevens in beginsel binnen drie maanden na het laatste contact.
Lidmaatschapsaanmeldingen zonder definitieve inschrijving
Wanneer een aanmelding niet leidt tot een definitief lidmaatschap, worden de gegevens in beginsel binnen zes maanden na afhandeling verwijderd.
Aanmeldberichten van ingeschreven leden
Aanmeldingen die per e-mail bij onze ledenadministratie binnenkomen, worden na afronding van de inschrijving verwerkt in LISA.
De oorspronkelijke aanmeldberichten worden in beginsel binnen drie maanden na correcte registratie en afronding verwijderd, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is.
Ledenadministratie
Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap worden gedurende het lidmaatschap bewaard.
Na beëindiging van het lidmaatschap worden reguliere ledengegevens in beginsel binnen twee jaar verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting of een andere gerechtvaardigde reden een langere bewaartermijn noodzakelijk maakt.
Financiële administratie
Financiële gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, worden in beginsel zeven jaar bewaard.
Vrijwilligersgegevens en aanvullende bestanden
Gegevens over vrijwilligers en gegevens in tijdelijke administratieve bestanden worden verwijderd wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
Foto's en video's
Beeldmateriaal wordt periodiek beoordeeld op relevantie en noodzaak van verdere bewaring.
Wanneer toestemming voor publicatie wordt ingetrokken, beoordelen wij welke maatregelen noodzakelijk zijn om het betreffende beeldmateriaal te verwijderen of het gebruik ervan te beëindigen.
Bij bijzondere omstandigheden, zoals een lopend geschil of een wettelijke verplichting, kunnen gegevens langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is.
8. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
MHCU neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en onrechtmatig gebruik.
Daarbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:
- Persoonsgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.
- De volledige ledenadministratie is alleen toegankelijk voor de ledenadministratie en daartoe bevoegde bestuursleden.
- Trainers, coaches en andere vrijwilligers krijgen uitsluitend toegang tot gegevens die noodzakelijk zijn voor hun specifieke taken.
- Accounts en toegangsrechten worden zorgvuldig beheerd.
- Persoonsgegevens worden niet zonder noodzaak gedeeld of opgeslagen in aanvullende bestanden.
- Bij wijzigingen in functies of verantwoordelijkheden worden toegangsrechten waar nodig aangepast of beëindigd.
- Mogelijke datalekken worden beoordeeld en waar nodig volgens de geldende wettelijke verplichtingen gemeld.
Wij beoordelen periodiek of onze beveiligingsmaatregelen nog passend zijn bij de aard en omvang van de persoonsgegevens die wij verwerken.
9. Cookies en gebruik van onze website
Onze website maakt gebruik van technische voorzieningen die noodzakelijk zijn om de website goed te laten functioneren.
Daarnaast biedt ons websiteplatform LISA Sites mogelijkheden om bezoekersstatistieken te verzamelen, zoals bezoekersaantallen, paginaweergaven en verkeersbronnen. Deze informatie helpt ons om de website te verbeteren en beter aan te laten sluiten bij de wensen van onze bezoekers.
Voor het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken maken wij onderscheid tussen:
Functionele cookies
Deze zijn noodzakelijk voor het functioneren en beveiligen van de website.
Analytische cookies
Deze kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik en de prestaties van onze website.
Tracking- en marketingcookies
Deze kunnen worden gebruikt om bezoekersgedrag te volgen of gepersonaliseerde inhoud aan te bieden.
Voor cookies en vergelijkbare technieken waarvoor voorafgaande toestemming wettelijk verplicht is, vragen wij deze toestemming voordat de betreffende technieken worden toegepast.
Ook bij het gebruik van externe diensten, zoals video's, kaarten of andere geïntegreerde toepassingen, houden wij rekening met de toepasselijke privacyregels.
Wij onderzoeken momenteel welke cookies en vergelijkbare technieken via LISA Sites en eventuele externe toepassingen daadwerkelijk worden gebruikt. Op basis daarvan bepalen wij welke aanvullende informatie en toestemmingsinstellingen noodzakelijk zijn.
10. Jouw privacyrechten
Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.
Afhankelijk van de situatie kun je MHCU verzoeken om:
Inzage
Je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.
Correctie
Je kunt onjuiste of onvolledige persoonsgegevens laten aanpassen.
Verwijdering
Je kunt verzoeken om persoonsgegevens te verwijderen wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat.
Beperking
Je kunt onder bepaalde omstandigheden vragen om de verwerking van persoonsgegevens te beperken.
Gegevensoverdraagbaarheid
Wanneer dit recht van toepassing is, kun je verzoeken om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of over te dragen.
Bezwaar
Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.
Intrekking van toestemming
Wanneer wij gegevens verwerken op basis van jouw toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.
Niet ieder verzoek kan in alle omstandigheden volledig worden uitgevoerd. Soms zijn wij bijvoorbeeld wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te bewaren.
Je kunt een verzoek indienen via info@mhcu.nl.
Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van je verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden behandeld, kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG worden verlengd. Daarover informeren wij je tijdig.
Om misbruik te voorkomen kunnen wij, wanneer dit noodzakelijk is, aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen.
11. Geautomatiseerde besluitvorming
MHCU neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor betrokkenen hebben.
Besluiten over bijvoorbeeld lidmaatschap, teamindelingen en verenigingsactiviteiten worden genomen onder verantwoordelijkheid van bevoegde personen binnen de vereniging.
12. Klachten over privacy
Heb je vragen of zorgen over de manier waarop MHCU met persoonsgegevens omgaat? Neem dan gerust contact met ons op via info@mhcu.nl.
Wij nemen vragen en klachten over privacy serieus en proberen samen tot een passende oplossing te komen.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Meer informatie hierover vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
13. Wijzigingen in deze privacyverklaring
MHCU kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, digitale systemen of toepasselijke wet- en regelgeving veranderen.
De meest actuele versie is beschikbaar op onze website.
Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen wanneer dat noodzakelijk is.
Laatst bijgewerkt
10 november 2026
Mixed Hockey Club Uitgeest (MHCU)
Samen sporten, samen groeien!