privacy_statement

Mixed Hockey Club Uitgeest


Privacyverklaring


Versie: 1.0

Conform artikel 19 van de Statuten van de vereniging dient ieder ander reglement als aanvulling op de Statuten en mag dus nooit in strijd zijn met deze Statuten. In een reglement van de vereniging worden die onderwerpen geregeld die in deze Statuten niet of niet volledig zijn geregeld, Verder geldt dat ieder reglement van de vereniging niet in strijd mag zijn met de wet, ook waar deze geen dwingend recht bevat, en deze Statuten.

Deze Privacyverklaring wordt door de Algemene Leden vergadering (ALV) vastgesteld. Versiebeheer

Versie

Datum

Wijzigingen

0.1

Mei 2018

Concept gereed

1.0

1 juni 2018

Goedgekeurd door ALV


  1. Begripsbepaling

In dit document wordt verstaan onder:

1.2 MHCU, de vereniging Mixed Hockey Club Uitgeest gevestigd te Uitgeest en geregistreerd bij de kamer van koophandel onder nummer 40617030.

1.3 App, de verzameling van officieel door het MHCU bestuur aangewezen applicaties die worden ingezet om de ledenadministratie en hockey gerelateerde activiteiten te verzorgen. Naast het gebruik van LISA Totaal, betreft dit koppeling met de KNHB.

1.4 Website, de verzameling van officieel door het MHCU bestuur ingezette communicatiemiddelen zoals de website van MHCU,www.mhcu.nl,en overige sociale netwerken waarop MHCU een profiel heeft (Facebook, Twitter).

1.5 Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu ongeacht het type gegeven. Voor- of achternaam, (e-mail)adres, lidnummer,

teamfoto, gedrag en hockeyvaardigheden zijn allemaal voorbeelden van Persoonsgegevens.

1.6 Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen maar ook kwijtraken of vernietigen van Persoonsgegevens.

1.7 Lid, zoals omschreven in de statuten van MHCU en nader gespecificeerd in het huishoudelijk reglement van MHCU. Het betreft degene die zich via de Website en/of App inschrijft als Lid. Een Lid beschikt over geautoriseerde toegang; een persoonlijk account, bestaande uit een uniek combinatie van lidnummer en wachtwoord.

1.8 Vrijwilliger, is degene die via de Website en/of App als zodanig bekend is gesteld en beschikt over geautoriseerde toegang. Tot deze groep kunnen ook eventuele inhuurkrachten behoren.

1.9 Bezoeker, is degene die van de Website en/of App gebruik maakt, en zeer beperkte mogelijkheden heeft om inhoud te Verwerken. Een Bezoeker beschikt niet over geautoriseerde toegang.

1.10 Beheerder, is de persoon die door het MHCU bestuur is geautoriseerd om Persoonsgegevens te verwerken en/of IT -onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan de Website en/of App. het wijzigen van Persoonsgegevens is voorbehouden aan degene die over de autorisatie ‘Secretariaat’ (ledenadministratie) of ‘Penningmeester’ (bankgegevens) binnen LISA2 beschikt.

1.11 Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de Website en/of App. een Gebruiker kan zijn: Lid, Vrijwilliger of bezoeker.

1.12 Privacyverklaring, is dit door de Algemene Leden Vergadering bekrachtigde document.

1.13 Datalek, betreft de situatie dat er een inbreuk plaatsvindt op de beveiliging van Persoonsgegevens.

  1. Algemeen

2.1 De hockeyvereniging MHCU is verantwoordelijk voor het verwerken van

Persoonsgegevens van haar Gebruikers. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.

2.2 Door de Website en/of App van MHCU te gebruiken, al dan niet voor het inschrijven als Lid gaat een Gebruiker en/of Lid akkoord met de volgende voorwaarden die daarop van toepassing zijn.

2.3 Indien een Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de Website en/of App niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als Lid en dit te melden aan MHCU.

  1. Verwerking van Persoonsgegevens

3.1 Volgens de wet mogen Persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor duidelijk omschreven er rechtmatige doelen. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van MHCU uit:

3.1.1 een noodzakelijk verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;

3.1.2 de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene; 3.1.3 het uitvoeren van een contract met een betrokkene; of

3.1.4 het voldoen aan een wettelijke plicht.

3.2 Alleen Beheerders kunnen Persoonsgegevens binnen Website en/of App Verwerken.

3.3 Iedere beheerder dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Deze verklaring regelt de wijze waarop met vertrouwelijke informatie (als Persoonsgegevens) dient te worden omgegaan.

3.4 Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke Persoonsgegevens een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen de vereniging MHCU.

3.5 Een lid kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin verwerken. Dit betreft het invullen van gegevens tijdens inschrijving bij MHCU en het eventueel wijzigen van eigen Persoonsgegevens (b.v. telefoonnummer, e-mail).

3.6 MHCU verzamelt Persoonsgegevens van haar Gebruikers die via de Website en/of

App Persoonsgegevens verstrekken aan MHCU in het kader van onderzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of inschrijving van Lid. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen:

3.6.1 Bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de App slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en –taal, datum en tijd van het bezoek (‘Bezoekgegevens’).

3.6.2 Voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie verwerkt MHCU de daarvoor door de Gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam en e-mailadres).

3.6.3 Om zich in te schrijven als Lid via de Website en/of App en hierbij door MHCU ondersteund te worden dient een Lid:

3.6.3.1 Verplicht diens volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres,

(geheime) telefoonnummer, en e-mailadres

3.6.3.2 Verplicht diens financiële gegevens, waaronder rekeningnummer, te verstrekken.

3.7 De verstrekte Persoonsgegevens worden door MHCU uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten, en in het bijzonder voor het expliciete doel waarvoor deze Persoonsgegevens zijn verzameld.

3.8 MHCU kan de Persoonsgegevens tevens gebruiken om haar Gebruikers op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van MHCU die voor de desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Indien de Gebruiker hiertegen bezwaar heeft, kan hij of zij contact opnemen met [email protected].

  1. Beeldrecht

4.1 Tijdens trainingen, wedstrijden en hockey gerelateerde activiteiten bij MHCU worden regelmatig foto’s genomen van acties en sfeerbeelden waarop leden van MHCU, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de Website en/of App van MHCU verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan dienst dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Betreffende materiaal zal dan worden verwijderd.

Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop Gebruiker niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd. Portretten van Leden kunnen worden opgenomen op Website en/off App ten behoeve van teamidentificatie.

  1. Melding

5.1 Voor het verwerken van Persoonsgegevens is MHCU vrijgesteld van de wettelijke meldingsplicht bij het College bescherming Persoonsgegevens conform het Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens.

5.2 Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Hiermee vervalt de onder 5.1 bedoelde meldplicht.

5.3 Zodra er bekendheid is met een Datalek zal het MHCU bestuur conform wettelijke bepalingen (AVG) binnen 72 uur melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hierbij zullen betrokkenen tevens worden geïnformeerd.

  1. Doorgifte aan derden

6.1 MHCU heeft voor de in deze Privacyverklaring opgesomde verwerkingsdoeleinden een bewerker ingeschakeld, met wie MHCU een overeenkomst heeft gesloten die erop toeziet dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot het verrichten van verwerkingen.

6.2 Voor het overige zal MHCU de Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet met derden (bv. Sponsoren) delen tenzij:

6.2.1 Door het Lid uitdrukkelijke toestemming is gegeven.

6.2.2 Dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar redelijk oordeel van MHCU in het belang van haar Gebruikers is.

  1. Cookies

7.1 MHCU maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de Website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de Gebruiker invult op de Website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de Website en/of App op de desbetreffende Gebruiker kan worden afgestemd en het niet nodig is dat de persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.

7.2 Meer informatie over het in- uitschakelen van cookies vindt u in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de Website c.q. van de App werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.

  1. Google Analytics

8.1 MHCU maakt gebruik van Google Analytics, een websiteanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. ("Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om te analyseren hoe Gebruikers de Website en/of App gebruiken.

8.2 Google gebruikt voorgenoemde informatie om b ij te houden hoe de Gebruikers de Website en/of App gebruiken, om rapporten over de Website- en App-activiteit op te stellen voor MHCU en andere diensten aan te bieden met betrekking tot Website- en App-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De informatie wordt overgebracht naar en door google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de daar aldaar geldende privacyregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van (persoons) gegevens. MHCU is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

  1. Sociale netwerken

9.1 Op de Website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals Facebook van Facebook. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. MHCU heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt aangeraden de privacy verklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de Persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

9.2 De informatie die de sociale netwerken verzamelen worden overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zicht te houden aan de daar aldaar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele Persoonsgegevens. MHCU is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

  1. Links naar en cookies op websites van derden

10.1 Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacy verklaringen van deze derden partijen van toepassing. MHCU is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met Persoonsgegevens van gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die gebruikt worden op deze websites van derden.

  1. Inzage en correctie

11.1 De Gebruiker heeft het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen. De Gebruiker kan de eigen Persoonsgegevens zelf inzien en verwerken via zijn/haar persoonlijk account op ‘LISATeam’ bereikbaar via de Website. Daarnaast kan de Gebruiker een verzoek tot inzage doen via [email protected].

  1. Bewaartermijn

12.1 MHCU bewaart bezoekgegevens en Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij MHCU op grond van wettelijke bepalingen verplicht is Persoonsgegevens langer te bewaren. Dit houdt het volgende in:

12.1.1 De bewaartermijn van persoonsgegevens betreft twee jaar gerekend vanaf einde lidmaatschap.

12.1.2 De bewaartermijn van gegevens voor fiscale bewaarplicht bedraagt zeven jaar.

12.1.3 Indien gegevens ten behoeve van statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langere tijd noodzakelijk zijn, kan de bewaartermijn worden opgeschort. Hierbij dienen gegevens eventueel geanonimiseerd te worden.

12.2 Ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oudleden te benaderen, heeft MHCU graag de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te schorten. Bij beëindiging van het lidmaatschap zal dan ook worden gevraagd om

akkoord te geven op het aanhouden van de door Gebruiker aangeleverde Persoonsgegevens.

  1. Beveiliging

13.1 MHCU heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de Persoonsgegevens van Gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:

13.1.1 Opslag van die gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en beveiligde back-ups en

13.1.2 toegang tot de eigen gegevens via een persoonlijk door wachtwoord beveiligd account.

13.2 Ondanks dat MHCU alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van Persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.

  1. Wijzigingen

Conform statuten dienen wijzigingen op deze Privacyverklaring door de Algemene leden Vergadering te worden bekrachtigd.

14.1 MHCU behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Daarom worden Gebruikers aangeraden deze Privacyverklaring regelmatig te controleren. Gebruik van de Website en/of App houdt in dat Gebruikers akkoord gaan met de gewijzigde Privacyverklaring van MHCU.

  1. Contact

15.1 Ingeval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring, kan contact opgenomen worden via [email protected]. 

Datum publicatie juni 2018

Facebook